Schwierige Zeiten erfordern neue Lösungen. Homeoffice und Videokonferenzen sind ja für viele mittlerweile schon tägliche Routine.
Spannender ist die Frage, wie man einen virtuellen Event erstellt und durchführt. Natürlich gibt es dafür eine Reihe spezialisierter Tools, viele Unternehmen verfügen jedoch bereits über ein sehr taugliches Tool: Live Events mit Microsoft Teams.
Wofür eignen sich Live Events?
Wer darf einen Live Event erstellen?
Live Event einrichten
Vorbereitung des Live Events
Start des Live Events
Wissenswertes
Worin unterscheiden sich Live Event und Live Meeting?
Ein Team Live Event ist im Gegensatz zur Videokonferenz für ein großes Publikum ausgelegt. Die "Verteilung" erfolgt über das CDN von Microsoft. Es können bis zu 10.000 TeilnehmerInnen im Event eingeloggt sein.
Die maximale Dauer eines Live-Events beträgt vier Stunden betragen und pro Tenant können 15 Live-Events gleichzeitig übertragen werden. Die Teilnahme erfordert lediglich einen Webbrowser, spezielle spezielle Add-Ins werden nicht benötigt.
Hier zeigt sich aber auch die erste "Schwäche" des Live-Events: Microsoft stellt einen Link für die TeilnehmerInnen zur Verfügung. Das Einladungsmanagement, die Registrierung usw. sind nicht Teil des Live-Events. Auch kann (bei einem öffentlichen Event) jeder mit dem Link teilnehmen, es gibt kein personalisiertes Login.
Ansonsten ist das Tool sehr professionell – allerdings nicht ganz unkompliziert in der ersten Bedienung, daher hier eine kleine Anleitung.
Für die Erstellung eines Team-Live Events benötigt der Ersteller laut Microsoft folgende Lizenzen:
Die Erstellung des Live Events erfolgt im Kalender von Teams (nicht Outlook!).
Dann ändere ich den Typ auf Live-Event
Nun lade ich die aktiven Personen zum Event ein. Aktive Personen sind Sprecher und Moderatoren:
Hier wieder eine kleine Schwachstelle: Das können nur Personen aus dem eigenen Unternehmen sein.
Im Live-Event gibt es folgende "Rollen":
Folgende Berechtigungen gibt es für den Live Event:
Und in den meisten Fällen werde ich den PC als Video- und Audioquelle nutzen, ich kann dazu aber auch ein externes Gerät verwenden.
Folgende Optionen empfehle ich:
Untertitel würde ich standardmäßig anbieten und als alternative Sprache die für Ihr Publikum wahrscheinlich benötigte – die Untertitel und die Übersetzung sind überraschend gut.
"Bericht zu Teilnehmerengagement" liefert ein CSV mit allen Logins und Logoffs während des Events.
"F&A" – aktiviert die Fragemöglichkeit für Zuseher.
Anschließend stellt mir Teams den Teilnehmer-Link zur Verfügung:
Als Organizer oder Produzent ist das mein Arbeitsplatz:
Ich kann links die Inhalte zum Senden "vorbereiten" und dann rechts live schalten
Habe ich mehrere ReferentInnen, sehe ich die von ihnen freigegebenen Inhalte unten zur Auswahl.
Ich kann entweder nur Video, nur den freigegebenen Bildschirm oder beides senden:
ACHTUNG: Ich kann einen Live-Event nur 1 x starten und die Aufzeichnung beginnt mit dem Start des Events!
(mittlerweile beträgt die Verzögerung 30 Sekunden)
So sieht der "Arbeitsplatz" dann während des Events aus
Wir haben festgestellt, dass die Anzahl der aktiven TeilnehmerInnen (links oben) nur beim Organizer und nicht beim Produzenten/Referenten angezeigt wird.
Rechts oben habe ich folgende Optionen:
Status und Leistung – hier sehe ich die Leistung meines Netzwerkes
Hier verwalte ich die Q&A
Ich kann Fragen "privat" beantworten oder "öffentlich" stellen.
Die ZuseherInnen können sich die Untertitel und die Sprache selber einschalten
Nach Beendigung des Live Events kann ich im Kalender-Item des Events in Teams die Aufzeichnung und andere Dinge downloaden
Das CSV der teilnehmenden Benutzer ist "gewöhnungsbedürftig", es beinhaltet jeden Login und Logoff:
521a089a-1b15-403e-b04a-e9d279130bfd, XXX.YYY@acp.at, XXX YYY, TeamSpaceApp/1.077.2019091703 (iPhone iOS 13.1.2 Scale/3.00)SignalR.Client.iOS/2.0.0.0 (iPhone 13.1.2), 10/18/2019 6:43:50 AM, Joined
Wir haben uns dazu ein kleines PowerShell Script gebaut, das die An- und Abmeldungen der TeilnehmerInnen konsolidiert und nur die erste Anmeldung und die letzte Abmeldung rechnet – damit bekommt man eine halbwegs brauchbare Teilnehmerstatistik.
Eine in letzter Zeit öfter gehörte Frage: Was unterscheidet eigentlich ein Live Event von einem Live Meeting?
Mache ich, wenn ich einen oder mehrere SprecherInnen habe und viele ZuhörerInnen. Die ZuhörerInnen sind weitgehend "passiv", können aber über die Q&A Funktion Fragen stellen. Ist vergleichbar mit einer Veranstaltung, wo ein Sprecher auf der Bühne steht und einen Vortrag hält.
Mache ich, wenn eine Gruppe von Personen zusammenkommt, um über Themen zu reden. Die Personen sind weitgehend aktiv im Meeting, d.h. alle TeilnehmerInnen (oder halt viele) bringen Punkte ein, reden bei Themen mit und können im Bedarfsfall auch etwas präsentieren. Ist vergleichbar mit einem Meeting in einem Meetingraum, wo alle um einen Tisch herumsitzen
Im Live Meeting kann ich mittlerweile die Rollen der TeilnehmerInnen definieren, und so im kleineren Rahmen auch einen Event über das Live Meeting abwickeln. Allerdings können die TeilnehmerInnen hier auch Video und Audio sharen.