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Ist-Prozesse erfassen – bevor Migration, Automatisierung oder KI startet

Dienstag, 10.11.2026 | um 10:00 Uhr

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Vor jedem Vorhaben

Bevor Sie migrieren, automatisieren oder KI einführen, brauchen Sie die Ist-Prozesse.

 

Die Frage ist nur, ob Sie das vorher wissen oder mittendrin merken. Migration, Automatisierung, KI: Jedes Vorhaben beginnt mit der Ist-Aufnahme – dem Teil, den fast niemand einplant. Im Webinar sehen Sie, wie aus einem 15-Minuten-Gespräch ein geprüfter Ist-Prozess wird: als Prozessdiagramm für Ihr Projekt, als Anleitung für den Fachbereich, als Ansicht fürs Intranet.

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Im ersten Workshop fragt der Projektpartner nach den Ist-Prozessen.

Was vorliegt, sind Word-Dateien von 2019, ein Visio von der letzten Zertifizierung und ein Wiki, das seit dem Aufsetzen niemand gepflegt hat.

Also sollen die Fachbereiche nachdokumentieren.

Neben dem Tagesgeschäft, ohne Vorlage, jeder anders. Was zurückkommt, ist selten vollständig und nie vergleichbar.

Drei Personen beschreiben denselben Ablauf unterschiedlich.

Niemand kann sagen, welche Fassung gilt. Entscheidungen im Projekt bleiben liegen, bis das jemand klärt.

Am Ende erhebt das Projektteam die Prozesse selbst.

Die teuersten Stunden im Vorhaben fließen in Dokumentation, der Termin rutscht, und das Budget läuft in beiden Fällen weiter.

Ob Ihr Vorhaben gerade dort steht oder erst anläuft: Die Ist-Erhebung ist der Teil, den fast niemand einplant und fast jeder unterschätzt.

Und Ihre eigene IT

Das gilt nicht nur für die Fachbereiche.

Onboarding und Berechtigungen, Störungsannahme und Eskalation, Hardware-Bestellung und Rückgabe, Changes und Freigaben: Auch diese Abläufe stehen selten irgendwo, und beim Ausfall einer Person merkt man es sofort. 

 Und Sie brauchen dafür niemanden. Für einen ersten Eindruck genügt ein eigener IT-Prozess, ohne dass ein Fachbereich mitwirken muss. 

So funktioniert es

Genau diesen Teil erledigt ein Gespräch

Statt Workshop-Serie und Nachdokumentation genügt ein Gespräch von etwa 15 Minuten mit der Person, die den Ablauf wirklich kennt.

Aufnehmen
Ein Gespräch, ein Video oder ein vorhandenes Dokument genügt als Ausgangspunkt. Keine Vorlage, keine Vorbereitung.

Strukturieren lassen
Daraus entsteht ein Ist-Prozess mit Schritten, Rollen und Übergaben. Unsicher erkannte Stellen werden markiert.

Freigeben
Eine verantwortliche Person prüft die markierten Stellen und gibt frei. Erst dann gilt der Prozess.

Wingmang GTM_Prozessabbildung
Webinar Inhalt

Was Sie in 60 Minuten sehen

 Keine gestellte Hochglanz-Demo, sondern Prozesserfassung so, wie sie im Arbeitsalltag entstehen kann: nebenbei und ohne aufwendige Vorbereitung. Zum Abschluss ist Raum für Ihre Fragen und eigene Anwendungsfälle.

1

Prozesserfassung im Arbeitsalltag

Wie Prozesswissen nebenbei und ohne aufwendige Vorbereitung erfasst wird – am Beispiel eines IT-eigenen Prozesses.
Prozesserfassung im Arbeitsalltag
2

Prüfen und freigeben

Wie Unsicherheiten erkannt und markiert werden – und wer entscheidet, bevor ein Prozess als freigegeben gilt.
Prüfen und freigeben
3

Einsatz im Projekt

Was die Prozesserfassung in einem Vorhaben ersetzen kann und was ausdrücklich nicht.
Einsatz im Projekt
4

Ein Prozess, mehrere Ergebnisse

Vom Prozessdiagramm nach BPMN 2.0 für das Projekt bis zur Schritt-für-Schritt-Anleitung für Onboarding oder Fachbereich.
Ein Prozess, mehrere Ergebnisse
Das Ergebnis

Ihr Projektpartner bekommt die Vorlage, statt sie zu erheben

Der erfasste und geprüfte Ist-Prozess ist als BPMN 2.0 nach ISO 19510 direkt weiterverwendbar, ohne Nacharbeit beim Übergeben. Ob Ihr Vorhaben mit internem Team, mit dem Hersteller oder mit einem Systemintegrator läuft: Die Erhebung liegt nicht mehr auf dem kritischen Pfad.

Einmal erfasst, mehrfach genutzt: für das Projekt, für die Dokumentation, für die Einarbeitung. Und der Prozess bleibt nach Projektende im Unternehmen, nicht im Projekt.

Technischer Rahmen

Was Ihre IT und Ihr Datenschutz wissen wollen

EU-Hosting, Frankfurt
On-Premise möglich
AVV
TOMs
Verarbeitungsverzeichnis
Export als BPMN 2.0 (ISO 19510)
Kein Modelltraining mit Ihren Inhalten

60 Minuten, kostenfrei. Dienstag, 10.11.2026 um 10:00 Uhr.
Live, mit offener Fragerunde. Die Aufzeichnung erhalten Sie im Anschluss, auch wenn Sie live nicht dabei sein können.

Ihr Vorhaben läuft bereits und der 10.11. ist zu spät?
Wenden Sie sich gerne schon vorab an Ihre Ansprechpartnerin oder Ihren Ansprechpartner bei ACP.

 

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10. November 10:00 - 11:00 Uhr

Ihre Experten im Gespräch

Freuen Sie sich auf einen praxisnahen Einblick in die Prozesserfassung mit INCLUSIFY Wingman. Nadine Pohli und Karolina Schilling zeigen anhand eines konkreten Beispiels, wie aus vorhandenem Prozesswissen ein strukturierter, geprüfter Ist-Prozess entsteht – und wie sich das Ergebnis anschließend für unterschiedliche Zwecke weiterverwenden lässt.

Nadine Pohli Nadine Pohli, ACP Holding Digital AG
Nadine Pohli
Head of Sales
ACP Digital
Karolina Schilling karolina_schilling
Karolina Schilling
AI Transformation Architect
ACP Digital
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Erfahren Sie mehr aus der Praxis

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