Digital Solutions

Softwarebots verbessern Datenqualität in Einkauf und Beschaffung

NÖ Landesgesundheitsagentur (NÖ LGA)

Die NÖ LGA hat sich mit Software-Robotern tatkräftige Unterstützung gesichert.

Dafür wurden Arbeitsprozesse optimiert und digitalisiert. Die Bots entlasten nun ihre menschlichen Kolleg:innen im Einkauf und in der Beschaffung und unterstützen bei einer effizienteren Lieferantenkommunikation und der Verbesserung der Datenqualität.

"Die Zusammenarbeit mit dem Team von ACP CUBIDO verlief äußerst positiv und reibungslos. Wir freuen uns, dass sie uns so schnell und in hoher Qualität geholfen haben, unsere Arbeitsabläufe zu optimieren."

Simona Pazmann, Leitung Competence Center Datenmanagement und Beschaffungscontrolling,
NÖ LGA

Die Herausforderung

Das Competence Center Datenmanagement und Beschaffungscontrolling der Business Unit Supply Chain Management verwaltet aktuell rund 160.000 Artikel mit nahezu 20 Millionen Datenfeldern in SAP. Im Austausch mit Lieferanten und Geschäftspartnern fallen jährlich rund 1.500 bis 2.000 wiederkehrende, umfangreiche Datenaufbereitungen und -aktualisierungen an.

Der hohe Grad an Standardisierung und Regelbasiertheit sowie die häufige Wiederholung bieten ideale Anwendungsfälle für Prozessautomatisierung. In gemeinsamen Workshops wurden Prozesse ausgewählt und Schritt für Schritt so optimiert, dass sie von Bots automatisiert durchgeführt werden konnten. Denn nur auf Basis sorgfältig definierter Prozesse können Softwarebots konsistent arbeiten.

Die Lösung

Die Zusammenarbeit war für beide Seiten sehr positiv: Die Projektteilnehmenden der NÖ LGA hatten viele Ideen hinsichtlich ihrer Prozesse und brachten eine große Lern- und auch Veränderungsbereitschaft mit. Die ACP CUBIDO Expert:innen begleiteten dies mit tiefgreifendem Prozesswissen und übernahmen die Entwicklung der auf “UiPath” basierenden Bots.

Die Tätigkeiten dieser reichen inzwischen von der Erstellung und Versand von Datenabzügen, der Formatierung von Templates über die Generierung von Lieferantendaten inklusive hinterlegter Konditionen direkt aus SAP bis hin zum Abgleich von Artikeln für höhere Datenqualität und schlussendlich dem Reporting. Und Ideen für weitere automatisierte Prozesse gibt es noch genug.

Die Leiterin des NÖ LGA Competence Center Datenmanagement und Beschaffungscontrolling, Simona Pazmann, fasst die Arbeit mit den Bots folgendermaßen zusammen: "Die Integration unserer virtuellen Kolleg:innen in unser Team ist ein echter Gewinn. Nach anfänglicher Skepsis bei den Mitarbeiter:innen sind Franz Ferdinand und Co. vollends akzeptiert, und das Team bringt proaktiv neue Ideen für künftige Roboterjobs ein. Der Anfang ist gemacht, und unsere Familie wird weiter wachsen."

Somit wird das ACP CUBIDO Team auch zukünftig bei Fragen oder Weiterentwicklungen unterstützen. Auch in anderen Organisationseinheiten werden bereits weitere Einsatzmöglichkeiten von Prozessautomatisierung evaluiert.

Die Vorteile

Die NÖ Landesgesundheitsagentur (NÖ LGA) hat sich mit Software-Robotern tatkräftige Unterstützung gesichert. Dafür wurden Arbeitsprozesse optimiert und digitalisiert. Die Bots entlasten nun ihre menschlichen Kolleg:innen im Einkauf und in der Beschaffung und unterstützen bei einer effizienteren Lieferantenkommunikation und der Verbesserung der Datenqualität.

Mittlerweile sind bereits acht Software-Roboter bei der Niederösterreichischen Landesgesundheitsagentur (NÖ LGA) im Einsatz. Sie übernehmen routinemäßige Aufgaben, die zuvor von Mitarbeiter:innen manuell ausgeführt werden mussten. Die Arbeitsbelastung im Team, das mit steigendem Arbeitsaufkommen konfrontiert war, konnte mit Hilfe der virtuellen Assistent:innen wieder verringert werden. Bereits der erste Roboter erzielte beeindruckende Ergebnisse: In den ersten elf Monaten führte dieser rund 1.400 „Jobs“ erfolgreich aus. Umgerechnet bedeutet dies eine Entlastung von rund 450 Arbeitsstunden pro Jahr. Diese Zeit bleibt nun für wertvollere Tätigkeiten wie Datenqualitätssicherung, Prozessoptimierung, Kreativität und Innovation. Und wie kreativ dieses Team ist, zeigt die Namensgebung ihrer digitalen Kolleg:innen. 😊

Die Bots haben originelle Namen und sind vollwertige (virtuelle) Mitglieder des Teams: Franz Ferdinand, Franz Xaver, Guido Tadeus, Lothar Konstantin, Dorothea Bea, Asteria Fortuna, Zita Zora und Uwe Engelbert.

Unsere Geschäftsfelder

Softwarebots verbessern Datenqualität in Einkauf und Beschaffung

Die NÖ LGA hat sich mit Software-Robotern tatkräftige Unterstützung gesichert.

"Die Zusammenarbeit mit dem Team von ACP CUBIDO verlief äußerst positiv und reibungslos. Wir freuen uns, dass sie uns so schnell und in hoher Qualität geholfen haben, unsere Arbeitsabläufe zu optimieren."

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