Digital Solutions

Maximale Effizienz durch optimierte und automatisierte Prozesse

Flughafen Wien

Die Flughafen Wien AG hat in Zusammenarbeit mit ACP CUBIDO wichtige Betriebsprozesse optimiert und automatisiert. Für diesen Zweck wurden gezielt die jeweils geeignetsten Technologien, UiPath oder Microsoft Power Automate, eingesetzt. Dies führte zu einer signifikanten Reduzierung manueller Aufgaben, schuf mehr Transparenz und beschleunigte die Durchlaufzeiten der Prozesse erheblich.

"Die Kommunikation und das Zusammenspiel zwischen unseren beiden Teams lief hervorragend. Auch die Technologie-Offenheit der Expert:innen von ACP CUBIDO hat uns begeistert: Je nach Prozess wurde die passende Technologie gewählt, sodass das Ergebnis für uns perfekt gepasst hat. Im Frachtbereich ist das Tool UiPath im Einsatz, in der Einkaufsabteilung arbeiten wir mit der Microsoft 365 Power Platform.“

Susan Abmeier, Einkauf IT bei der Flughafen Wien AG

Die Herausforderung

Die Flughafen Wien AG, einer der wenigen börsennotierten Flughafenbetreiber in Europa, setzt auf schlanke und digitale Unternehmensprozesse. Gemeinsam mit den Consultants und Developern der ACP CUBIDO wurden über verschiedene Abteilungen hinweg Prozesse optimiert und diese dann mit Hilfe unterschiedlicher Technologien automatisiert.

Gestartet wurde das Projekt im Rahmen eines Proof-of-Concepts (PoC). Damit kann einerseits die technische Machbarkeit risikolos überprüft werden und andererseits können Mitarbeiter:innen die Lösung bereits von Beginn an kennenlernen, wodurch eine höhere Akzeptanz innerhalb der Organisation erreicht wird.

In interaktiven Workshops wurden die Rahmenbedingungen erarbeitet und der Status quo der Prozesslandschaft des Unternehmens erhoben. Begleitend entwickelte der Flughafen Wien seine organisatorischen Strukturen weiter und es wurde eine eigene Funktion für das Prozessmanagement geschaffen. So werden laufend potenzielle Prozesse identifiziert, die erst optimiert und dann automatisiert werden können.

Gesucht sind dabei vor allem jene Prozesse, bei denen viele manuelle Tätigkeiten nötig sind, beispielsweise Erfassungen. Die tatsächliche Umsetzung der Automatisierungen erfolgt dann in Einzelprojekten.

Die Lösung

Je nach spezifischen Anforderungen des jeweiligen Prozesses wurde das dafür am besten geeignete Tool eingesetzt. Im Frachtbereich ist die Hauptaufgabe die automatisierte Erfassung von Wiegeprotokollen und Ladelisten. Mit „Document Understanding“ liefert UiPath eine KI-gestützte OCR (Optical Character Recognition). Der Bot erfasst die Daten und speichert sie ein einer SQL-Datenbank und Excel Liste für die weitere Verarbeitung ab. Die Benutzer:innen können also wie gewohnt weiterhin in der vertrauten Microsoft Umgebung (in diesem Fall MS Excel) arbeiten. Wenn man bedenkt, dass gewisse Prozesse ca. 300x pro Woche aufgerufen werden, ist eine hohe User-Akzeptanz wesentlich.

Auch für die Automatisierung der Ausschreibungen war wichtig, dass die User weiterhin in der Microsoft 365 Umgebung arbeiten. Da es bei dem Prozess hauptsächlich um Formularbearbeitungen und Freigaben geht, war Microsoft Power Automate die idealere Wahl.

Aufgrund der positiven Resonanz und den Erfolgen sind natürlich schon die nächsten Automatisierungsprojekte geplant bzw. befinden sich bereits in der Umsetzung. Als Nächstes soll die HR-Abteilung digitale Unterstützung bekommen.

Durch den erfolgten Know-how Transfer der ACP CUBIDO Spezialist:innen zum Flughafen Wien-Projektteam können diese nun größtenteils Prozesse selbstständig automatisieren. Bei komplexeren Spezialfragen stehen natürlich weiterhin die Expert:innen von ACP CUBIDO mit Rat und Tat zur Seite. Wir freuen uns jedenfalls schon auf die weiteren gemeinsamen Umsetzungen.

Die Vorteile

Bisher wurden über verschiedene Abteilungen hinweg unterschiedliche Prozesse erfasst und automatisiert, so z.B. im Frachtwesen (Wiegeprotokolle oder Ladelisten, die automatisch vom Robot eingelesen werden) oder in der Ausschreibungsvorbereitung der Einkaufsabteilung. Hier war das Ziel, die traditionellen Handzettel durch die automatisierte Erstellung von Ausschreibungstexten abzulösen. Mit enormem Erfolg: Durch die Umstellung auf ein komplett digitales Formularsystem können die Mitarbeiter:innen des Flughafens Wien zeit- und ortsunabhängig Ausschreibungsakte abwickeln und ersparen sich aufgrund von automatischen Generierungen bei Ausschreibungsunterlagen viel Zeit. Was früher 6-8 Stunden dauerte, ist nun in rund 20 Minuten erledigt. So werden die Mitarbeiter:innen entlastet, haben Zeit für andere, wichtige Arbeitsschritte und der Status des Prozessfortschrittes ist jederzeit transparent ersichtlich.

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