Technologie leicht gemacht: So zünden Sie die Booster für Ihren Workplace

6 Min. Lesezeit

9. November 2023

Alle Welt spricht von den Technologien Automation und Künstlicherer Intelligenz (KI) sowie von den enormen Chancen, die in dieser Kombination stecken: speziell im Hinblick auf die Nutzung unternehmenseigener Daten, für Prozessoptimierungen und effizientere Workflows. In der Praxis nutzen Unternehmen das Potenzial meist noch nicht vollständig aus. Erklärt wird dies oft mit fehlendem Know-how, dem Mangel an IT-Experten sowie hohen Kosten für entsprechende Projekte . Dabei haben die meisten Unternehmen längst eine Lösung, mit der sich diese Umsetzungshürden leicht umgehen lassen: Microsoft Power Platform. Lesen Sie hier, was mit der Self-Service-Plattform möglich ist und wie Sie ihr Potenzial effektiv nutzen.

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Inhalt

Was ist die Microsoft Power Platform?
Tools und Einsatzfelder der Power Platform
Nahtlos integriert in den Modern Workplace
MS Copilot – die neue KI-Power an Bord
Fazit und Ausblick

85 Prozent aller Unternehmen in Deutschland arbeiten mit Office-Software vom Marktführer Microsoft. Umso erstaunlicher ist es, dass sich unter den vielen Betrieben vergleichsweise wenige finden, die routiniert mit der Microsoft Power Platform arbeiten – zumal die Kosten dafür mit den vorhandenen Business-Lizenzen bereits abgedeckt sind.

Was ist die Microsoft Power Platform?

Die Plattform bietet Anwendern und Entwicklern zahlreiche Tools für das einfache und kosteneffiziente Erstellen und Automatisieren von Geschäftsanwendungen sowie für die Datenanalyse und Berichterstattung. Die Tools der Power Platform setzen bei den Anwendern keine oder nur geringe Programmierkenntnisse voraus (No-Code/Low-Code), stattdessen kommen grafische oder visuelle Methoden zum Einsatz. Das Low-Code-Prinzip: Die jeweilige Microsoft Anwendung macht Vorschläge und übersetzt Auswahl- oder Drag-and-Drop-Bewegungen eigenständig in Programmiercodes.

Künstliche Intelligenz steckt dafür schon von Haus in allen Anwendungen der Power Platform und kommt, je nach Tool und Anwendung, bei Bedarf forciert zum Einsatz. Noch ein Vorteil: Die Plattform führt unternehmenseigene Daten zusammen und macht sie effektiv nutzbar – zum Beispiel aus Plattformen wie Dynamics 365, Dynamics AX, Sharepoint, Office 365 oder aus Drittanbieter-Lösungen – etwa von SAP, Salesforce, Google und anderen. Auf diese Weise hilft die Microsoft Power Platform dabei, den in den meisten Organisationen bislang weitgehend brachliegenden, unternehmenseigenen Datenschatz zu heben und das damit verbundene Potenzial zu nutzen.

Wie viel Luft nach oben es dabei noch gibt, zeigt sich am Beispiel sogenannter Chatbots: Diese nutzen KI und in erster Linie den Datenschatz eines Unternehmens, um Nutzeranfragen automatisiert zu beantworten. Einer aktuellen Bitkom-Studie zufolge setzen in Deutschland rund 25 Prozent der Unternehmen Chatbots ein, um Prozesse zu automatisieren. Die meisten dieser Bots werden nach wie vor aufwendig kodiert. Nur 2 Prozent von ihnen sind der Studie zufolge mithilfe von Low-Code/No-Code-Self-Service-Lösungen wie der Power Platform entstanden.

Dabei liegen die Vorteile des Low-Code/No-Code-Ansatzes auf der Hand. Stichwort IT-Fachkräftemangel: Um Chatbots, Apps und Websites zu erstellen oder Workflows zu automatisieren, benötigen Power Platform User keine umfassenden Programmierkenntnisse und keinen Support aus der IT-Abteilung oder von externen Spezialisten. Stattdessen sind Anwender in den Fachabteilungen mit Power Platform in der Lage, selbst die gewünschten Lösungen zu entwickeln und zu integrieren – schnell, sicher und compliant. Denn Power Platform erfüllt in puncto Kompatibilität, Security und IT-Sicherheit höchste Anforderungen. Das spart jede Menge Zeit und Kosten.

Vorteile der Microsoft Power Platform

Das No-Code/Low-Code-Prinzip entlastet Ihre IT-Abteilung
Anwendungsentwicklungen müssen seltener outgesourct werden
Die Kosten für das Automatisieren von Workflows und das Erstellen von Apps, Chatbots und anderen Geschäftsanwendungen sinken deutlich
Die Nutzung der eigenen Geschäftsdaten und datenbasierte Entscheidungen werden massiv erleichtert
Manuelle Geschäftsprozesse können schnell und einfach durch moderne Workflows ersetzt werden

Tools und Einsatzfelder der Power Platform

Power Apps: Mit Power Apps lassen sich maßgeschneiderte Apps für webbasierte oder mobile geschäftliche Anwendungen erstellen – auch ohne technische Erfahrung und Programmierkenntnisse. Die App-Entwicklung kann intuitiv und komplett ohne IT-Support ablaufen: Anwender wählen per Drag & Drop einfach geeignete Bausteine aus, fügen Funktionen hinzu, definieren Abläufe sowie den Nutzerkreis und etwaige Freigabeszenarien. Dafür kann schnell und einfach auf eine Vielzahl von Datenquellen in der Cloud oder auf lokalen Servern zugegriffen werden. Mehr noch: Mithilfe des optionalen AI Builders von Microsoft lassen sich per Knopfdruck sogar KI-Modelle hinterlegen, sodass die neu entwickelte App mit jedem Use Case dazulernt: ohne dass eine einzige Zeile Code geschrieben werden muss.
Power Automate: Zeitaufwendige, sich täglich wiederholende Aufgaben und Prozesse lassen sich mit Power Automate leicht in vollautomatisierte Workflows umwandeln. Auch hier gilt das No-Code/Low-Code-Prinzip: Aus einem riesigen Baukasten mit Vorlagen und Datenkonnektoren wählen Anwender einfach per Drag & Drop die passenden Workflow-Bausteine aus und stellen sich im Handumdrehen eine effektive Automatisierungslösung zusammen.
Power BI: Power BI verwandelt Daten in geschäftsrelevantes Wissen. Das Tool führt Business-Informationen aus allen verfügbaren Datenquellen zusammen, erkennt und analysiert Zusammenhänge und visualisiert diese in benutzerdefinierten Dashboards: intelligent, anschaulich und in Echtzeit. So können Managemententscheidungen konsequent auf Datenbasis getroffen und anhand von Power BI Reports auch belegt werden.
Power Virtual Agents: Wer rund um die Uhr Antworten geben sowie den Service und die Kommunikation im Unternehmen und mit Kunden verbessern will, braucht intelligente Chatbots. Diese lassen sich mit Power Virtual Agents schnell, zielsicher und ganz ohne Programmierkenntnisse erstellen. Auch dafür stehen zahlreiche Module und Templates zur Auswahl sowie hunderte Daten-Konnektoren, sodass sich im Chatbot-Betrieb alle erdenklichen Datenquellen nutzen lassen.
Power Pages: Um Informationen und Dienstleistungen bereitzustellen, sind die passenden Geschäftswebsites intern wie extern unverzichtbar. Mit Power Pages lassen sich auch diese schnell und unkompliziert realisieren. Einfach per Drag & Drop-Umsetzung direkt in der jeweiligen Fachabteilung. Programmierkenntnisse und IT-Support sind nicht erforderlich.

Nahtlos integriert in den Modern Workplace

Die Stärke der Power Platform liegt nicht zuletzt darin, dass sie mit all ihren Tools nativer Bestandteil der Modern Workplace-Umgebung von Microsoft ist. Sprich: Power Apps, Automate und Co. sind geschaffen für die Nutzung über Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams und SharePoint. Das ist nicht nur praktisch, sondern der Schlüssel zu potenziell enormen Effizienzverbesserungen. Wie diese entstehen?

Ganz einfach: Wenn einzelne Arbeitsgruppen in Teams oder Sharepoint ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, indem sie sich beispielsweise mithilfe von Power Apps eigene Anwendungen bauen, die zeitraubende Routineaufgaben automatisieren, kann dies unternehmensweit und unterm Strich zu enormen Einsparungen führen. Schließlich sind es gerade solche kleinen und dezentralen Projekte, die es angesichts der ohnehin schon überlasteten IT-Abteilungen sowie des Mangels an Programmierern und Data Scientists bisher gar nicht erst auf die Liste der geplanten Automatisierungsvorhaben schafften.

Durch den vermehrten Einsatz der Microsoft Power Platform könnte sich dies in Zukunft nachhaltig ändern, sodass Automation und KI einen deutlichen Schub bekommen.

Eine neue KI-Power an Bord

Für einen KI-Schub in bisher unbekanntem Ausmaß sorgt seit Kurzem der neue Microsoft Copilot. Dabei handelt es sich um eine Assistenzfunktion mit Künstlicher Intelligenz, die Anwender sprachbasiert und interaktiv in nahezu allen Microsoft-Umgebungen unterstützt. Dafür verbindet Copilot seit März 2023 klassische Microsoft Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Teams oder den Edge-Browser mit Chat GPT4 von Open AI und nutzt Large Language Models (LLMs) zusammen mit unternehmenseigenen Daten aus diversen Quellen. Das Spektrum reicht von E-Mail-Daten über Kalendereinträge bis hin zu Besprechungsnotizen in Teams oder Informationen aus SharePoint-Dokumenten. Mit enormem Nutzen für die Anwender.

Beispiel Microsoft Teams: Copilot kann zahlreiche Routineaufgaben übernehmen und die Zusammenarbeit in Teams noch effizienter gestalten. So erstellt Copilot auf Wunsch künftig beispielsweise ein Protokoll des letzten Meetings, fasst wichtige Inhalte zusammen, informiert über verpasste Chat-Beiträge oder weist definierte Aufgaben automatisch den zuständigen Personen zu. Wichtig: Sicherheit und Integrität der eigenen Geschäftsdaten sind dabei jederzeit gewährleistet. Denn Copilot garantiert, dass unternehmenseigene Daten die Organisation nicht verlassen, sie werden von der KI zwar ausgewertet, aber nicht weiter genutzt – etwa zu Trainingszwecken.

Zur Einordnung: Künstliche Intelligenz und Large Language-Modelle steckten schon bisher in vielen Microsoft Lösungen – etwa in Power BI oder mit Power Automate erstellten Chatbots. Mit dem neuen Microsoft Copilot dürfte die KI-Unterstützung in Kürze aber eine völlig neue Dimension erreichen. Auch in Anwendungen der Power Platform, sodass künftig jeder Routineaufgaben automatisieren oder eigene Apps entwickeln und innerhalb weniger Minuten produktiv schalten kann.

Wie effektiv der Copilot-Support in der Praxis tatsächlich ist, zeigt eine Umfrage unter GitHub-Nutzern. Der Onlinedienst wird von Softwareentwicklern genutzt, unter anderem um Programmcodes zu teilen und weiterzuentwickeln. GitHub gehört zu Microsoft. Eine Testversion von Copilot ist hier seit 2021 im Einsatz. Das Ergebnis der Umfrage: 88 Prozent der GitHub-Nutzer sagen, dass sie mit Copilot produktiver geworden sind. 77 Prozent bestätigen, mit dem Assistenzsystem weniger Zeit für die Suche nach Informationen oder Code-Beispielen zu benötigen.

Fazit und Ausblick

Die Microsoft Power Platform und Neuheiten wie der revolutionäre Copilot wirken wie ein Booster für Automation und KI im Unternehmen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt, das Potenzial kaum absehbar. Umso wichtiger ist es für Unternehmen und Organisationen, sich jetzt mit der Power Platform und den innovativen KI-Assistenten vertraut zu machen und diese in die eigene Arbeitswelt zu integrieren. Dabei beraten die Expertinnen und Experten von ACP IT Solutions Sie gerne.

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